jeudi, février 2, 2023

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Signer numériquement les PDF – Un moyen rentable pour les petites entreprises

La signature numérique des PDF est devenue une tâche de routine dans la plupart des entreprises. Les entreprises adoptent cette nouvelle technologie pour conclure plus rapidement des affaires et réduire le délai d’exécution des documents. La signature numérique de PDF en ligne facilite non seulement les efforts des entreprises mais leur permet également d’économiser l’argent nécessaire à l’envoi, au fax et au transit des documents.

Cet article traite des avantages importants que votre entreprise peut tirer de la signature numérique des documents PDF.

Signature numérique des PDF – Impacts positifs sur votre entreprise

La signature numérique des PDF a des impacts directs et indirects sur le flux de travail de l’entreprise. La productivité de l’équipe s’améliore car le temps d’exécution des documents est réduit de près de 80 % par rapport à la signature physique des documents.
Les entreprises commencent également à économiser sur les coûts qui étaient auparavant encourus pour le transit des documents.

Voici quelques-uns des impacts directs de la signature électronique sur les entreprises :

Signer numériquement des documents PDF – quel que soit votre emplacement !

  • La beauté des signatures numériques est qu’elles ont éliminé l’obligation pour l’une ou l’autre des parties signataires d’être présentes au même endroit géographique.
  • L’une ou l’autre des parties signataires peut utiliser le logiciel de signature numérique et signer numériquement des documents PDF depuis n’importe quel coin du monde !
  • Par exemple, il y a un contrat intra-groupe à signer dans une entreprise. L’une des parties est située à Pune, en Inde, et les contreparties sont situées à Francfort, en Allemagne.
  • Dans ce cas, les signatures numériques faciliteront la signature des contrats dans les plus brefs délais. Il n’est pas nécessaire de transporter des documents ni de faxer quoi que ce soit.
  • Il suffit d’utiliser le logiciel de signature électronique, et le contrat sera signé une fois que les deux parties auront accepté tous les termes.

Ajoute un niveau d’authenticité à vos documents

  • Les entreprises sont sceptiques lorsqu’il s’agit de partager leurs documents confidentiels.
  • Et le risque de « falsification de documents » existe lorsqu’il y a échange d’informations.
  • Les signatures numériques fonctionnent sur le modèle de l’infrastructure à clé publique (ICP), ce qui les rend pratiquement impossibles à falsifier.
  • La signature numérique des documents PDF permet d’identifier la personne ou la société qui signe le document.

Savez-vous comment valider la signature dans un PDF ? La validation de la signature dans le PDF nous donne l’authenticité du document. On peut vérifier l’horodatage de la signature et connaître sa validité à partir d’outils comme Adobe Reader.

Il existe des tonnes de tutoriels disponibles sur YouTube sur la façon de valider une signature numérique. Il suffit de les rechercher.

C’est une pratique mondialement acceptée et 100% conforme à la loi en Inde

  • Les petites entreprises s’inquiètent de la conformité juridique des signatures numériques en Inde.
  • Laissez-nous vous dire que « les signatures numériques ont la même valeur qu’une signature manuscrite physique ».
  • Par conséquent, les entreprises ne doivent pas s’inquiéter de la conformité juridique d’un document PDF signé numériquement.
  • En ce qui concerne les aspects juridiques,

Les signatures numériques répondent aux exigences de conformité légale en Inde et sont légalement reconnues par l’Indian Information Technology Act de 2000.

  • Par conséquent, en cas de problème dans les transactions ou les contrats, les entreprises auront une réclamation forte basée sur les documents signés numériquement.

Plus de paperasse physique !

  • Il va sans dire que les entreprises se passent de papier et choisissent de conserver toutes leurs transactions en ligne.
  • Certains documents papier étaient nécessaires pour signer les contrats ou les mémorandums, mais l’introduction des signatures numériques a également éliminé ces contrats physiques !
  • Il suffit d’envoyer des copies PDF des documents à la partie adverse et de lui demander de les signer numériquement. La signature numérique des documents PDF est devenue si facile !
  • Lorsque la paperasserie physique sera réduite, il y aura moins de charges de papiers comme c’était le cas auparavant. Les entreprises n’auront donc pas à conserver la trace de ces documents physiques.

Lorsque les entreprises font des économies, les clients en profitent aussi

  • Lorsqu’une petite entreprise peut maintenir ses coûts à un bas niveau, elle rend le client final heureux.
  • La signature numérique aide les entreprises à améliorer leur efficacité et à réduire le temps de traitement des documents. Cela permet aux entreprises de garantir la livraison en temps voulu du service ou du produit au client.
  • Cela améliore la satisfaction du client, ce qui aidera sûrement l’entreprise à long terme.

Comment choisir le meilleur logiciel de signature électronique pour votre entreprise ?

Pour réussir à signer des documents PDF, les entreprises doivent disposer d’une solution logicielle de signature électronique conviviale.

L’un de ces logiciels de signature électronique est GSTHero SafeSign.

GSTHero est un fournisseur de GST Suvidha (GSP) nommé par le gouvernement, et donc, les entreprises peuvent compter sur nous pour tous leurs besoins de signature numérique pour les dépôts de déclaration de GST et d’autres processus commerciaux.

Voici les principales caractéristiques de GSTHero SafeSign :

Intégration facile – avec votre système ERP existant et le CRM.
Sécurité de niveau militaire– Prend soin de la confidentialité de l’authentification de vos documents.
Signature en masse – Améliorez votre flux de travail grâce à l’accès multipartite qui vous permet de signer plusieurs documents en moins de temps.
Options de déploiement évolutives – Il convient aux entreprises, qu’il s’agisse d’une grande entreprise ou d’une petite ou micro entreprise. Il sert également les activités des particuliers, notamment les signatures numériques.
Modèle de signature personnalisable– Il permet de placer la signature numérique sur le PDF sans modifier l’orientation du document de quelque manière que ce soit.

Il y a une autre importance de la signature numérique sur les documents PDF et autres formats.
Pour signer les documents relatifs à la GST, le site Web du GSTN propose un logiciel appelé emSigner. N’oubliez pas d’utiliser le logiciel emSigner for gst pour signer vos documents.

En conclusion

La signature de documents est une partie inévitable de toute entreprise. Mais c’est à l’entreprise de choisir entre la signature traditionnelle et la signature moderne et plus rapide des documents.

Cependant, les entreprises doivent utiliser les signatures numériques pour les processus gouvernementaux tels que la déclaration de la GST ou l’auto-certification de certains documents. Les entreprises doivent s’équiper d’un logiciel de signature numérique robuste qui leur permet de signer des PDF en masse et qui est facile à utiliser.

Restez à jour ; restez en tête !

Jusqu’à la prochaine fois….

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