Le mode de fonctionnement d’une permanence téléphonique est simple : des télésecrétaires répondent aux appels d’une entreprise au nom de celle-ci, de façon ponctuelle ou continue. Ils se chargent de répondre aux messages, gérer les appels (filtrer, classer par degré d’urgence…) et prendre les rendez-vous.
Depuis son apparition, ce service fait fureur auprès des entreprises de tous les secteurs d’activités. Et bien évidemment, avec ce succès, de nombreux prestataires de service ont vu le jour. Aujourd’hui en faisant une simple recherche d’entreprise de télésecrétariat sur Google.
Vérifier les avis des clients
Pour vous assurer du sérieux d’un prestataire de permanence téléphonique d’entreprise, consultez avant tout les avis de leurs clients. Pour cela, allez directement sur leur site web pour voir les témoignages de ces derniers concernant leur collaboration avec le prestataire en question. Cependant, les prestataires de télésecrétariat ont parfois des difficultés à obtenir des avis positifs de leurs clients à publier sur leurs sites web. Ces derniers ont souvent du mal à admettre au grand jour qu’ils externalisent leur permanence téléphonique.
Pour vérifier les avis des clients en ce qui concerne un prestataire, tournez-vous alors vers Google My Business. Vous y verrez les avis des dirigeants qui ont opté pour l’externalisation de leur permanence téléphonique d’entreprise via cet opérateur. Pensez également à consulter les avis recueillis par des tiers certificateurs tels que la plateforme « Avis Vérifiés ». Vous pouvez également directement contacter la marque pour demander quelles sont les entreprises qui collaborent avec elle. Vous tomberez peut-être sur des sociétés importantes ou du même secteur que la vôtre.
Choisir un prestataire qui répond réellement à ses besoins
Les services proposés par une entreprise de permanence téléphonique ne sont pas tous les mêmes. En effet, ils peuvent différer d’un prestataire à un autre. Certains professionnels se concentrent par exemple sur l’accueil téléphonique multilingue tandis que d’autres préfèrent tout simplement gérer la prise de rendez-vous en ligne. Afin de choisir votre prestataire, il est donc important que vous fassiez avant tout une check-list des services dont vous avez réellement besoin. Pour cela, essayez de répondre aux quelques questions suivantes :
- Dans quels secteurs d’activité se situe votre entreprise ?
- Avez-vous des besoins particuliers en ce qui concerne la gestion de votre standard téléphonique ?
- Souhaitez-vous être assisté sur une courte durée ou sur de larges plages horaires ?
- Votre secrétariat doit-il gérer des informations sensibles ?
- Avez-vous besoin de téléopérateurs qui parlent plusieurs langues ?
- Etc.
Les réponses à ces questions vous aideront à plus ou moins connaître le genre de prestataire adapté à vos besoins.
Prévoir une période d’essai
Avant de commencer votre collaboration avec le prestataire en permanence téléphonique que vous avez sélectionné, il est conseillé de tout d’abord vérifier si celui-ci est réellement compétent et répond à vos besoins. Pour cela, mettez-le à l’essai pour une courte durée. Votre prestataire doit notamment être en mesure de fournir un contrat sans engagement pour que vous puissiez faire cela.
Durant cette période d’essai, vérifiez que votre prestataire assure bien les points suivants :
- Les télésecrétaires sont dévoués à préserver la bonne réputation de votre entreprise (conversation aimable et professionnelle avec la clientèle, vocabulaire adéquat, respect des consignes…).
- Les télésecrétaires sont capables de s’adapter quotidiennement à votre emploi du temps même si celle-ci change souvent.
- Vos appels sont gérés comme il se doit (reçu et transmis dans l’ordre de priorité que vous avez préétabli).
- Aucun appel reçu durant les horaires que vous avez préalablement défini n’est laissé sans réponse.
- Les messages des télésecrétaires sont tous biens clairs.
